Online vergaderen - video conference

In deze blog leggen we je uit hoe je met Google Hangouts via je Google Calendar je bestaande geplande meetings makkelijk kan omzetten naar een online meeting. Ook als je met méér dan 2 personen wil vergaderen.

Nodig:

• Een Gmail adres of Gmail account
• Google Calender
• Laptop / computer  met camera en microfoon

Online vergadering organiseren: Stap 1

1. Plan je meeting in op het correcte start en eind uur. 
2. Nodig de deelnemers uit via hun email adres en controleer of ze de meeting aanvaard hebben. Je kan dit zien aan het groene vinkje voor hun naam.
3. Elke Google video conference heeft een unieke url. Je kan deelnemen aan de online vergadering door te klikken op de blauwe link of de url te copy/pasten in je browser.

Stap 2: Check beeld en geluid VOOR de meeting

Nadat je op de blauwe link of url geklikt hebt, kom je in de Google Meet tool terecht. Belangrijk is dat je even beeld en geluid test voor je aan de meeting begint. Liplezen is moeilijker dan het lijkt.

Klik daarom op de 3 puntjes rechtsboven in beeld.

1. Kijk eerst of je microfoon goed staat ingesteld. In mijn geval zie dat ik de ingebouwde microfoon van mijn MacBook Air gebruik. Zodra je begint te spreken zou je de 3 puntjes moeten zien bewegen. Hoe luider je praat hoe groter de bewegingen van de 3 puntjes.
2. Ook je luidsprekers kan je best testen. Ook hier gebruik ik de standaard MacBook Air luidsprekers. Als je klikt op ‘testen’ zou je een beltoon moeten horen. Indien niet, check dan of je volume niet afstaat.

Bonus

Vaak zijn microfoon en luidsprekers van OK kwaliteit, maar niet top. Een headset kan een gesprek een pak aangenamer maken. Je wordt zelf niet afgeleid door alles wat er rondom je gebeurt, én je stoort geen andere mensen. 

Ik gebruik zelf een Bose headphone die via Bluetooth wordt geconnecteerd. De microphone zit ingebouwd in de oren dus er hangt niet zo een raar ding voor je gezicht. 

Stap 3: Aan vergadering deelnemen

Als laatste stap moet je nu natuurlijk nog écht deelnemen aan de video conference. Dat doe je door op de groene CTA te klikken. Je kan ook al zien of er gasten aangemeld zijn of niet.

LET OP. Het is logisch dat de eerste die klikt op ‘aan vergadering deelnemen’ moet wachten op de andere gasten. De verleiding is groot om dan een ander tabblad open te doen om vb nog wat mails te beantwoorden. Op dat moment zie je niet meer of iemand anders zich aanmeldt, MAAR DIE PERSOON ZIET JOU WEL omdat je camera al opstaat. Dat kan grappige of soms gênante beelden opleveren: van neuspeuteren tot… whatever. 

Stap 4: Here we go

Je ziet dat we nu perfect een meeting met 3 personen kunnen houden online. 

1. Rechts bovenaan ben je zelf in beeld. Je kan eventueel op de chat knop klikken om urls door te spelen. 

2. Wil je je scherm delen om je presentatie of spreadsheet in het groot te tonen, kan dat door op de 'nu presenteren' knop te klikken.

Stap 5: De video conference afsluiten

Ook hier goed opletten. Je gesprekspartner neemt afscheid, maar vergeet het gesprek te verlaten. Jij zapt naar een ander tabblad en begint met een collega te babbelen. Op dat moment kan je gesprekspartner nog steeds horen wat er gezegd wordt. Sluit dus altijd het gesprek goed af door onderaan op de rode telefoon te klikken. 

Kan ik Google Agenda gebruiken zonder Gmail adres?

Absoluut. Je kan de meeste Google-services gebruiken zonder Gmail te gebruiken. Maar je moet wel een account aanmaken. Gebruik daarvoor deze link. 

Maar tegelijk: er is niets mis met het aanmaken van een Gmail-adres. Je hoeft het niet te gebruiken voor je email. Je kan het ook enkel gebruiken om in te loggen in de Google services van Gsuite.