6. Wat als ik mijn facturen nog in PDF stuur?

Vanaf 2026 zullen PDF-facturen niet meer aanvaard wordenvoor B2B-transacties in België. Je zult moeten overstappen naar gestructureerde elektronische facturen die kunnen verstuurd worden via het Peppol-netwerk.

Oplossing: De meeste facturatiesoftware, zoals Webhero Billing, verstuurt dePeppol-factuur én een PDF. Zo blijft de factuur leesbaar, maar wordt hij toch correct verwerkt.

7. Wat als mijn onderneming zowel aan bedrijven (B2B) als aan particulieren (B2C) factureert, moeten alle facturen dan via Peppol?

Enkel je B2B-facturen zijn verplicht via Peppol. Je B2C-facturen mag je blijven verzenden zoals je gewoon bent (bijvoorbeeld per e-mail of pdf). Webhero Billing ondersteunt beide scenario's naadloos in één systeem.

8. Wat gebeurt er als ik Peppol niet gebruik vanaf 2026?

Als je vanaf1 januari 2026nog geen e-facturen verstuurt, loop je risico op:

• Weigering van je facturen door klanten of overheden.
• Tragere betalingen, omdat handmatige verwerking niet meer wordt geaccepteerd.
• Mogelijke boetes: Boetes kunnen variëren tussen €50 en €5.000, afhankelijk van de ernst en frequentie van de overtreding.

Je hebt dus verplicht een facturatiesoftware nodig die Peppol ondersteunt. Webhero Billing biedt hier een eenvoudige oplossing: je account en Peppol-koppeling activeren we samen in letterlijk twee klikken. Je hoeft dus niets zelf uit te zoeken.

9. Hoe zit het met ondernemingen die zeer weinig facturen hebben (bijvoorbeeld max. 20 à 25 per jaar)?

Ook kleine ondernemingen met weinig facturen moeten Peppol gebruiken. Gelukkig is Webhero Billing erg voordelig en eenvoudig, en verdien je de kleine kost snel terug dankzij de besparing van tijd en het sneller betaald krijgen van je facturen.

10. Moet ik investeren in nieuwe software om Peppol te gebruiken?

Dat hangt af van je huidige systeem:

• Gebruik je een boekhoudpakket? Controleer of Peppol-integratie mogelijk is.
• Werk je nog met Excel of handmatige facturen? Dan is het tijd om over te schakelen naar een Peppol-compatibele oplossing.

---

11. Wat zijn de voordelen van Peppol voor ondernemers?

	Snellere betalingen → facturen worden automatisch verwerkt en sneller betaald.
	Minder administratie → automatische boekhouding, geen manuele invoer nodig.
	Minder fouten en fraude → facturen worden gecontroleerd en veilig verzonden.
	Tijdbesparing → geen gedoe met ontbrekende of foutieve facturen.

12. Wat zijn de kosten van Peppol?

• Met Webhero Billing: Peppol is gratis inbegrepen in ons facturatiepakket.
• Via een aparte Access Point provider: Afhankelijk van de provider kan dit een maandelijkse kost of een prijs per factuur zijn.
• Via Mercurius: Gratis voor overheidsfacturen, maar niet bruikbaar voor B2B-gebruik.

Is Webhero Billing voor jou onderneming de beste oplossing?

13. Hoe zit het met automatische betalingen via Peppol?

Toekomstvisie: Een van de langetermijndoelen van Peppol is om facturen automatisch te verwerken én te betalen zodra ze in je boekhoudsysteem binnenkomen.

Maar let op: Dit betekent niet dat je facturen automatisch worden betaald zonder jouw toestemming.

Wat gebeurt er in de praktijk?

• Facturen via Peppol komen automatisch terecht in je boekhouding.

• Je moet de factuur altijd eerst controleren en goedkeuren voordat je ze betaalt.

• Veel systemen sturen ook een PDF-versie van de factuur, zodat je deze visueel kunt bekijken.

Waarom een combinatie van Peppol + PDF slim is:

• De Peppol-structuur zorgt voor automatische verwerking en minder administratie.
• De PDF maakt de factuur leesbaar en controleerbaar voor ondernemers.

14. Hoe helpt Webhero Billing ondernemers met Peppol?

Webhero Billing is meer dan gewone facturatie software.
Wij bieden Software & Service:

Peppol-integratie out of the box.

Je kan ons altijd bellen – zonder wachtlijnen.

Wil je hulp? Kom gewoon langs op kantoor!

Facturen maken was nog nooit zo eenvoudig.

15. Welke ondersteuningsmaatregelen zijn er voor kmo’s en zelfstandigen bij de overstap naar elektronische facturatie?

Om de overgang naar e-facturatie te vergemakkelijken, heeft de overheid twee fiscale voordelen ingevoerd:

Verhoogde investeringsaftrek (vanaf 2025)

• Aftrek verhoogd van 10% naar 20% voor investeringen in digitale facturatiesystemen en cybersecurity.

• Geldig voor zelfstandigen en kleine vennootschappen.

• Enkel voor nieuwe investeringen in software of apparatuur die elektronische facturatie of digitale betalingen ondersteunen.

Verhoogde kostenaftrek voor e-facturatie (2024-2027)

• 120% aftrek op abonnementskosten voor facturatiesoftware die e-facturatie ondersteunt.

• Geldt enkel voor softwarepakketten.

• Voorwaarden: De meerprijs voor e-facturatie moet afzonderlijk op de factuur vermeld staan.

Deze fiscale voordelen maken de overstap naar Peppol niet alleen eenvoudiger, maar ook financieel interessanter voor kmo’s en zelfstandigen.

16. Hoeveel bespaar je concreet met Webhero Billing?

• Jaarlijkse kost van Webhero Billing: €240

• Verhoogde kostenaftrek (120%): Je mag€240 × 120% = €288aftrekken als beroepskost.

• Werkelijke belastingbesparing: Dit hangt af van je belastingschijf.

  • Bij een vennootschap met 25% vennootschapsbelasting: €288 × 25% = €72 besparing

  • Bij een eenmanszaak met 50% inkomstenbelasting: €288 × 50% = €144 besparing

Wat is je netto kostprijs voor Webhero Billing?

Kort gezegd: afhankelijk van je fiscale situatie betaal je effectief tussen de €96 en €168 per jaar in plaats van €240.

Conclusie: Dankzij de verhoogde kostenaftrek is Webhero Billing niet alleen voordelig, maar ook fiscaal geoptimaliseerd voor ondernemers.

17. Zal de Belgische overheid Peppol gebruiken om belastingaangiften en btw-controles uit te voeren?

Officieel wordt Peppol geïntroduceerd als een middel om facturatie efficiënter te maken en btw-fraude te bestrijden, maar het is logisch om aan te nemen dat de overheid dit netwerk ook zal gebruiken voor bredere fiscale controledoeleinden.

18. Wat gebeurt er als ik een fout ontdekt in een reeds via Peppol verstuurde factuur?

Wanneer je een factuur via Peppol verstuurt, wordt deze direct en veilig afgeleverd bij de ontvanger. Nadat een factuur is verzonden, kan deze niet meer worden aangepast. Als je een fout ontdekt, zelfs na enkele maanden, moet je de volgende stappen volgen:

1. Creditnota opstellen:

   • Maak een creditnota aan die de oorspronkelijke factuur geheel of gedeeltelijk annuleert, afhankelijk van de aard van de fout.

   • Verzend deze creditnota via Peppol naar je klant.

2. Nieuwe factuur opstellen:

   • Stel een gecorrigeerde factuur op met een nieuw factuurnummer.

   • Verzend ook deze factuur via Peppol naar je klant.

Belangrijk: Zelfs voor tekstuele aanpassingen moet je deze procedure volgen. Het is niet toegestaan om een verzonden factuur direct te wijzigen. Dit proces zorgt voor een transparante en juridisch correcte administratie.

Conclusie: Nadat een factuur via Peppol is verzonden, kan deze niet meer worden aangepast. Bij fouten, ongeacht wanneer ze worden ontdekt, moet je een creditnota en een nieuwe factuur opstellen en verzenden.

19. Zal ik met Peppol sneller mijn betalingen ontvangen?

Ja, het gebruik van Peppol kan bijdragen aan snellere betalingen. Dit komt door:

• Directe aflevering:Facturen worden onmiddellijk en correct afgeleverd bij de ontvanger, zonder vertragingen door postbezorging of menselijke fouten.

• Automatische verwerking: Inkomende facturen worden rechtstreeks in het boekhoudsysteem van de ontvanger ingelezen, wat de verwerkingstijd verkort en de kans op fouten vermindert

• Efficiëntie en transparantie: Het gestandaardiseerde formaat van e-facturen via Peppol zorgt voor een efficiënter facturatieproces en biedt duidelijkheid over de status van facturen.

22. Kan een factuur meerdere keren via Peppol worden verstuurd?

Neen, Peppol verwerkt nooit twee facturen met hetzelfde factuurnummer. Elke factuur moet dus uniek zijn en kan slechts éénmaal via Peppol verstuurd worden.

23. Hoe werkt het als ik facturen tijdelijk wil tegenhouden (on hold zetten)?

Je kan inkomende facturen tijdelijk tegenhouden binnen je facturatiesoftware. Webhero Billing ondersteunt dit standaard, zodat je facturen kan controleren alvorens je ze verwerkt.

24. Wat als mijn klant niet betaalt? Kan Peppol helpen om het geld toch te ontvangen?

25. Kan ik via Peppol een factuur betwisten?

Het Peppol-netwerk zelf biedt geen specifieke functionaliteit om een factuur te betwisten. Het proces van factuur betwisting hangt af van de mogelijkheden van de gebruikte (boekhoud)software. Veel softwarepakketten bieden functionaliteiten waarmee een onderneming e-facturen kan goed- of afkeuren voordat ze formeel in de boekhouding worden opgenomen en verwerkt.

26. Kan ik nog factureren aan klanten die geen Peppol gebruiken?

Ja, maar dat kan omslachtiger worden:

	Vanaf 2026 moet jij je facturen sowieso via Peppol versturen.
	Je klant hoeft niet per se Peppol te gebruiken, maar zal dan een alternatieve manier nodig hebben om de factuur te verwerken (bv. PDF via e-mail, maar dat wordt minder efficiënt).
	Grote bedrijven en overheden eisen Peppol – als je hieraan niet voldoet, kan je klant weigeren om te betalen.

---

27. Moet ik aangesloten zijn op Peppol om facturen te kunnen ontvangen van leveranciers?

Ja, alle Belgische btw-plichtige ondernemingen moeten Peppol-facturen kunnen ontvangen. Dit gebeurt automatisch via je boekhoud- of facturatiesoftware zoals Webhero Billing.

---

28. Hoe ontvang ik facturen van niet-btw-plichtige organisaties zoals scholen, of van buitenlandse leveranciers?

Hoewel zij niet verplicht zijn, kunnen zij toch al Peppol-compatibele software gebruiken. Mogelijk ontvang je deze facturen dus al via Peppol. Indien niet, mag je ze gewoon per e-mail of pdf blijven ontvangen.

---

29. Moet ik restaurant- of taxibonnetjes ook via Peppol verwerken?

Neen, deze bonnen en tickets hoeven niet via Peppol verwerkt te worden en kunnen verwerkt blijven zoals nu via jouw boekhouding.

30. Als ik in een winkel een factuur vraag (met btw-nummer), ontvang ik die dan via Peppol?

Vanaf 2026 moet de winkel jouw factuur inderdaad via Peppol versturen. Je betaalt waarschijnlijk al onmiddellijk ter plaatse, maar de officiële factuur volgt via Peppol.

---

31. Wat als mijn onderneming verschillende activiteiten uitvoert onder hetzelfde btw-nummer, met aparte factuurnummeringen?

Je kan aparte nummeringen behouden, zolang elke B2B-factuur via Peppol verloopt. Webhero Billing ondersteunt meerdere nummeringen probleemloos binnen één account.

---

32. Hoe verloopt de koppeling tussen externe systemen (zoals eventsoftware, ERP-systemen of webshops) en Peppol?

Dit gebeurt via integraties of koppelingen tussen je externe systemen en Peppol-compatibele software. Informeer hiernaar bij je softwareleverancier. Webhero Billing ondersteunt verschillende integratiemogelijkheden.

---

33. Moeten webshops zelf iets regelen voor Peppol-integratie?

Meestal zijn webshops B2C en dus vrijgesteld van Peppol. Indien je webshop ook een B2B-luik heeft, moet je facturatie via Peppol verlopen. Neem hiervoor contact op met je e-commercepartner of kies voor een integratie via Webhero Billing.

---