Calendly handleiding: hoe maak ik een Calendly kalender aan en integreer ik deze op mijn website?

Op zoek naar een online kalender waarop bezoekers rechtstreeks een afspraak met jou kunnen boeken? Gebruik dan de gratis tool Calendly. Bij Webhero gebruiken we deze gratis online tool al jaren voor het inboeken van meetings en calls met potentiële en bestaande klanten.

Je kan bij Calendly niet alleen een online kalender opzetten, maar ook koppelen met jouw eigen kalender van bv. Google of Outlook zodat er rekening wordt gehouden met andere taken en meetings die al in jouw eigen agenda staan. Daarnaast kan je kiezen voor een 1-2-1 afspraak of een groepsafspraak waarbij er meerdere mensen op dezelfde data kunnen reserveren (kies daarvoor bij het aanmaken van een kalender voor 'Group'). 

Graag helpen wij bij Webhero zelfstandige en kleine ondernemingen hun bedrijf professioneel online en hebben wij een duidelijke Calendly handleiding opgezet zodat je zelf aan de slag kan met het opzetten van een afspraken module op jouw website.

Calendly handleiding: account aanmaken

Surf naar www.calendly.com, klik rechts bovenaan op ‘Sign up’ en vul jouw e-mailadres in. Hierna zal je moeten inloggen met de logingegevens van jouw mailbox. Heb je een Google of Outlook e-mailadres, dan zal Calendly automatisch kunnen connecteren met jouw Google/Outlook agenda.

Eenmaal ingelogd kan je enkele basisinstellingen ingeven en je account nog verder personaliseren:

• De URL van je online afspraken kalender

• De tijdzone waarin jij je bevindt

• Hoe er geconnecteerd moet worden met jouw agenda

• Wat jouw mogelijke uren zijn voor een afspraak

• Wat jouw functie binnen het bedrijf is

• Welke naam er vermeld wordt
• Een introductie over jouw bedrijf
• Uploaden van een bedrijfslogo
• Uploaden van een eigen foto

Deze instellingen kan je aanpassen wanneer je op je profielfoto klikt. 

Op de startpagina zal je meteen een eerste template terugvinden waarmee je een kalender kan opzetten.

Calendly handleiding: kalender opzetten

Om een afsprakenkalender op te zetten, kan je werken met de standaard template of klikken op "+ new event type". 

Event details

Via dit scherm kan je meer informatie geven over wat jouw evenement/afspraak inhoudt: naam, introductie, locatie, link.

Hosts and Invitees

Hier kan je de hosts aanduiden voor het event, standaard sta jij ingesteld als host. 

Scheduling settings

Hier kan je instellen welke dagen een afspraak mogelijk is, hoe lang de afspraak duurt, hoe ver op voorhand ze de datum kunnen vastleggen, …

Booking page options

Hier kan je een formulier aanmaken met welke informatie klanten moeten achterlaten om de afspraak te kunnen boeken. Denk hierbij na over welke informatie die je op voorhand nodig hebt om de afspraak met de klant te kunnen voorbereiden.

Bij de optie ‘Links on confirmation page’ kan je ervoor kiezen om de klant naar een website pagina door te verwijzen nadat ze een afspraak hebben ingepland. Zo kan je ze misschien sturen naar een bedankingspagina of een pagina met praktische informatie over het evenement/de afspraak.

Indien je meteen een online betaling wenst te koppelen aan de afspraak, kan je een integratie met Stripe of PayPal maken. Volg hiervoor de verdere aanwijzingen van Calendly.

Notifications and workflow

Je kan de automatische bevestigingsmail die verstuurd wordt na het inplannen van een afspraak personaliseren en instellen of er een reminder verstuurd moet worden.

Instellingen

Onder het tandwiel-icoontje "Instellingen" kan je onder andere nog de taal van de kalender aanpassen, als ook het event dupliceren, interne notities ...

Hieronder kan je een voorbeeld terugvinden van hoe jouw afsprakenkalender er online kan uitzien.

Calendly handleiding: integreren op jouw website

Om klanten een online afspraak te laten maken, dien je deze kalender op jouw website te zetten. Dit kan op 3 verschillende manieren:

1. Maak een pagina aan waarop de afsprakenkalender volledig zichtbaar is zonder dat bezoekers op een link moeten klikken.
2. Maak een zwevende knop onderaan rechts bij je website waarop klanten kunnen klikken en meteen online afspraak kunnen maken.
3. Maak een extra titel in jouw menubalk die linkt naar de online kalender op de URL van Calendly of plak de URL achter een knop op je website.

Om de nodige URL of integratiecode te bekomen om de kalender te integreren op jouw website, klik je in Calendly op de ‘Share’-knop van het event.

Hierna krijg je de 3 mogelijke opties waarop je de kalender kan integreren op jouw website. Wanneer je een optie gekozen hebt en op ‘Continue’ klikt zal je de integratiecode te zien krijgen die je aan jouw website bouwer kan bezorgen om op jouw website te plaatsen.

Afspraken module integreren op jouw Webhero website

Heb je een Webhero website, dan kan je de nieuwe afsprakenkalender van Calendly zeer gemakkelijk zelf integreren via jouw de beheermodule van jouw website. Volg de instructies hieronder en jouw website is in no time uitgebreid met een afspraken module.

Nog geen Webhero klant, maar wel geïnteresseerd in een professionele website met gebruiksvriendelijke beheermodule?

Optie 1: aparte pagina op je website

Om de nodige URL of integratiecode te bekomen om de kalender te integreren op jouw website, klik je in Calendly op de ‘Share’-knop van het event.

Kies voor de optie ‘Inline embed’ en klik op ‘Continue’. Kopieer hier de volledige embed code.
Indien je de Calendly kalender nog verder wenst te personaliseren kan je eventueel aan de linkerzijde de kleuren van de kalender instellen vooraleer je de embed code kopieert.

Ga daarna in de beheermodule van jouw website naar de tab ‘Pagina’s’ en klik rechts bovenaan op de groene + (= pagina toevoegen). Kies voor het type pagina ‘tekst’ en vul de pagina als volgt in:

1. Geef jouw pagina een titel, bv. ‘Afspraak maken’ of ‘Online afspraak’;

2. Vul een meta omschrijving in als introductietekst wanneer je de pagina link op social media deelt;

3. Klik bij het veld ‘Tekst’ recht op de + en daarna op < > (= codeweergave);

4. Plak op regel 1 de volledige embed code van jouw Calendly kalender;

5. Upload indien gewenst nog een afbeelding;

6. Klik helemaal onderaan op ‘Opslaan’.

Je zal daarna op jouw website bovenaan in de menubalk een nieuwe pagina zien staan en als je hierop klikt zal je op jouw pagina de volledige afsprakenkalender zien.

Wat betekent de optie 'Publiceer'?

Optie 2: knop in de rechteronderhoek van je scherm

Om de nodige URL of integratiecode te bekomen om de kalender te integreren op jouw website, klik je in Calendly op de ‘Share’-knop van het event.

Kies voor de optie ‘Popup widget’ en klik op ‘Continue’. Kopieer hier de volledige embed code.
Indien je de Calendly kalender nog verder wenst te personaliseren kan je eventueel aan de linkerzijde de tekst op de knop en de kleuren van de knop en pagina instellen vooraleer je de embed code kopieert.

Ga hierna naar de beheermodule van jouw website en klik je rechtsboven op ‘Instellingen’ (= icoontje van het tandwiel) en dan op ‘Tracking & verification’. De embed code kan je dan plakken in het veld ‘Custom HTML code body’. Vergeet niet om op ‘Opslaan’ te klikken.

Nadat je op opslaan hebt geklikt, zal je zien dat er rechts onderaan op jouw website een knop verschijnt om een afspraak te via jouw Calendly afsprakenkalender.

Hoe integreer ik een andere tool op mijn Webhero website?

Optie 3: titel in je menubalk

Om de nodige URL te bekomen om een link in jouw menubalk van de website te plaatsen, klik je in Calendly bij je afsprakenkalender op ‘Copy link’.

Ga daarna in de beheermodule van jouw website naar de tab ‘Pagina’s’ en klik rechts bovenaan op de groene + (= pagina toevoegen). Kies voor het type pagina ‘hyperlink’ en vul de pagina als volgt in:

1. Geef jouw pagina een titel, bv. ‘Afspraak maken’ of ‘Online afspraak’;
2. Kies bij URL voor ‘Externe pagina’;
3. Plak de link van jouw Calendly kalender in het veld dat aan de rechterkant verschenen is;
4. Activeer de schakelaar ‘Hyperlink in nieuw tabblad openen’;
5. Klik helemaal onderaan op ‘Opslaan’.

Hoe kan ik de volgorde van mijn menubalk wijzigen?

Afsprakenkalender delen met je klanten

Nu jouw afsprakenkalender online staat, kan je deze gaan delen met je klanten via verschillende communicatiekanalen: social media, mail, …). 

Indien je de afsprakenkalender op jouw website hebt geplaatst, kan je de URL van jouw website of specifieke pagina delen. Heb je enkel een link op jouw website voorzien, dan kan je de rechtstreekse link van Calendly gebruiken.

Nieuwsbrief uitsturen met de Webhero Mail-tool

Om jouw nieuwe online afsprakenmodule te communiceren naar jouw klanten toe, kan je deze versturen in een nieuwsbrief. Webhero voorziet een Mail-tool module zodat je heel gemakkelijk nieuwe pagina's van jouw website kan gebruiken in jouw nieuwsbrief.

Ga hiervoor in jouw beheermodule naar de tab ‘Campagnes’ en klik rechts bovenaan op de groene + (= campagne toevoegen). Geef de campagne een naam, duidt aan naar wie de nieuwsbrief verzonden moet worden, wat het onderwerp is en eventuele preview tekst.

Nu kan je jouw nieuwsbrief gaan opmaken. Klik hiervoor op de dropdown ‘Item selecteren’ om de inhoud van een pagina op jouw website te gebruiken en kies hierbij voor de nieuwe pagina vb. ‘Afspraak maken’.

Klik daarna bij het nieuwe item op het pennetje om het item te wijzigen. Hier kan je verschillende zaken aanpassen zoals het onderwerp, de inhoudelijke tekst, de tekst die op de knop komt te staan. Automatisch zal er achter de knop al een link naar jouw website pagina ingesteld worden.

Klik op ‘Opslaan’ en daarna op ‘Verzenden’ om de nieuwsbrief uit te sturen.
Indien gewenst kan je nog meerdere items toevoegen aan jouw nieuwsbrief voordat je hem uitstuurt.

Maak je nog geen gebruik van onze Webhero Mail-tool module maar wil je in de toekomst wel efficiënt nieuwsbrieven uitsturen?

Andere handleidingen die jou als onderneming kunnen helpen:

• Handleiding online vergaderen
• Handleiding Teamleader CMR koppelen
• Handleiding Facebook Pixel
• Handleiding Mollie online betalingen
• Handleiding MailChimp adressenlijst