Op zoek naar een online kalender waarop bezoekers rechtstreeks een afspraak met jou kunnen boeken? Gebruik dan de gratis tool Calendly. Bij Webhero gebruiken we deze gratis online tool al jaren voor het inboeken van meetings en calls met potentiële en bestaande klanten.
Je kan bij Calendly niet alleen een online kalender opzetten, maar ook koppelen met jouw eigen kalender van bv. Google of Outlook zodat er rekening wordt gehouden met andere taken en meetings die al in jouw eigen agenda staan. Daarnaast kan je kiezen voor een 1-2-1 afspraak of een groepsafspraak waarbij er meerdere mensen op dezelfde data kunnen reserveren (kies daarvoor bij het aanmaken van een kalender voor 'Group').
Graag helpen wij bij Webhero zelfstandige en kleine ondernemingen hun bedrijf professioneel online en hebben wij een duidelijke Calendly handleiding opgezet zodat je zelf aan de slag kan met het opzetten van een afspraken module op jouw website.
In deze handleiding leggen we je graag volgende zaken uit:
Surf naar www.calendly.com, klik rechts bovenaan op ‘Sign up’ en vul jouw e-mailadres in. Hierna zal je moeten inloggen met de logingegevens van jouw mailbox. Heb je een Google of Outlook e-mailadres, dan zal Calendly automatisch kunnen connecteren met jouw Google/Outlook agenda.
Eenmaal ingelogd kan je enkele basisinstellingen ingeven en je account nog verder personaliseren:
De URL van je online afspraken kalender
De tijdzone waarin jij je bevindt
Hoe er geconnecteerd moet worden met jouw agenda
Wat jouw mogelijke uren zijn voor een afspraak
Wat jouw functie binnen het bedrijf is
Deze instellingen kan je aanpassen wanneer je op je profielfoto klikt.
Op de startpagina zal je meteen een eerste template terugvinden waarmee je een kalender kan opzetten.
Om een afsprakenkalender op te zetten, kan je werken met de standaard template of klikken op "+ new event type".
Via dit scherm kan je meer informatie geven over wat jouw evenement/afspraak inhoudt: naam, introductie, locatie, link.
Hier kan je de hosts aanduiden voor het event, standaard sta jij ingesteld als host.
Hier kan je instellen welke dagen een afspraak mogelijk is, hoe lang de afspraak duurt, hoe ver op voorhand ze de datum kunnen vastleggen, …
Hier kan je een formulier aanmaken met welke informatie klanten moeten achterlaten om de afspraak te kunnen boeken. Denk hierbij na over welke informatie die je op voorhand nodig hebt om de afspraak met de klant te kunnen voorbereiden.
Bij de optie ‘Links on confirmation page’ kan je ervoor kiezen om de klant naar een website pagina door te verwijzen nadat ze een afspraak hebben ingepland. Zo kan je ze misschien sturen naar een bedankingspagina of een pagina met praktische informatie over het evenement/de afspraak.
Indien je meteen een online betaling wenst te koppelen aan de afspraak, kan je een integratie met Stripe of PayPal maken. Volg hiervoor de verdere aanwijzingen van Calendly.
Je kan de automatische bevestigingsmail die verstuurd wordt na het inplannen van een afspraak personaliseren en instellen of er een reminder verstuurd moet worden.
Onder het tandwiel-icoontje "Instellingen" kan je onder andere nog de taal van de kalender aanpassen, als ook het event dupliceren, interne notities ...
Hieronder kan je een voorbeeld terugvinden van hoe jouw afsprakenkalender er online kan uitzien.
Om klanten een online afspraak te laten maken, dien je deze kalender op jouw website te zetten. Dit kan op 3 verschillende manieren:
Om de nodige URL of integratiecode te bekomen om de kalender te integreren op jouw website, klik je in Calendly op de ‘Share’-knop van het event.
Hierna krijg je de 3 mogelijke opties waarop je de kalender kan integreren op jouw website. Wanneer je een optie gekozen hebt en op ‘Continue’ klikt zal je de integratiecode te zien krijgen die je aan jouw website bouwer kan bezorgen om op jouw website te plaatsen.
Heb je een Webhero website, dan kan je de nieuwe afsprakenkalender van Calendly zeer gemakkelijk zelf integreren via jouw de beheermodule van jouw website. Volg de instructies hieronder en jouw website is in no time uitgebreid met een afspraken module.
Nog geen Webhero klant, maar wel geïnteresseerd in een professionele website met gebruiksvriendelijke beheermodule?
Om de nodige URL of integratiecode te bekomen om de kalender te integreren op jouw website, klik je in Calendly op de ‘Share’-knop van het event.
Kies voor de optie ‘Inline embed’ en klik op ‘Continue’. Kopieer hier de volledige embed code.
Indien je de Calendly kalender nog verder wenst te personaliseren kan je eventueel aan de linkerzijde de kleuren van de kalender instellen vooraleer je de embed code kopieert.
Ga daarna in de beheermodule van jouw website naar de tab ‘Pagina’s’ en klik rechts bovenaan op de groene + (= pagina toevoegen). Kies voor het type pagina ‘tekst’ en vul de pagina als volgt in:
Geef jouw pagina een titel, bv. ‘Afspraak maken’ of ‘Online afspraak’;
Vul een meta omschrijving in als introductietekst wanneer je de pagina link op social media deelt;
Klik bij het veld ‘Tekst’ recht op de + en daarna op < > (= codeweergave);
Plak op regel 1 de volledige embed code van jouw Calendly kalender;
Upload indien gewenst nog een afbeelding;
Klik helemaal onderaan op ‘Opslaan’.
Je zal daarna op jouw website bovenaan in de menubalk een nieuwe pagina zien staan en als je hierop klikt zal je op jouw pagina de volledige afsprakenkalender zien.
Om de nodige URL of integratiecode te bekomen om de kalender te integreren op jouw website, klik je in Calendly op de ‘Share’-knop van het event.
Kies voor de optie ‘Popup widget’ en klik op ‘Continue’. Kopieer hier de volledige embed code.
Indien je de Calendly kalender nog verder wenst te personaliseren kan je eventueel aan de linkerzijde de tekst op de knop en de kleuren van de knop en pagina instellen vooraleer je de embed code kopieert.
Ga hierna naar de beheermodule van jouw website en klik je rechtsboven op ‘Instellingen’ (= icoontje van het tandwiel) en dan op ‘Tracking & verification’. De embed code kan je dan plakken in het veld ‘Custom HTML code body’. Vergeet niet om op ‘Opslaan’ te klikken.
Nadat je op opslaan hebt geklikt, zal je zien dat er rechts onderaan op jouw website een knop verschijnt om een afspraak te via jouw Calendly afsprakenkalender.
Om de nodige URL te bekomen om een link in jouw menubalk van de website te plaatsen, klik je in Calendly bij je afsprakenkalender op ‘Copy link’.
Ga daarna in de beheermodule van jouw website naar de tab ‘Pagina’s’ en klik rechts bovenaan op de groene + (= pagina toevoegen). Kies voor het type pagina ‘hyperlink’ en vul de pagina als volgt in:
Nu jouw afsprakenkalender online staat, kan je deze gaan delen met je klanten via verschillende communicatiekanalen: social media, mail, …).
Indien je de afsprakenkalender op jouw website hebt geplaatst, kan je de URL van jouw website of specifieke pagina delen. Heb je enkel een link op jouw website voorzien, dan kan je de rechtstreekse link van Calendly gebruiken.
Om jouw nieuwe online afsprakenmodule te communiceren naar jouw klanten toe, kan je deze versturen in een nieuwsbrief. Webhero voorziet een Mail-tool module zodat je heel gemakkelijk nieuwe pagina's van jouw website kan gebruiken in jouw nieuwsbrief.
Ga hiervoor in jouw beheermodule naar de tab ‘Campagnes’ en klik rechts bovenaan op de groene + (= campagne toevoegen). Geef de campagne een naam, duidt aan naar wie de nieuwsbrief verzonden moet worden, wat het onderwerp is en eventuele preview tekst.
Nu kan je jouw nieuwsbrief gaan opmaken. Klik hiervoor op de dropdown ‘Item selecteren’ om de inhoud van een pagina op jouw website te gebruiken en kies hierbij voor de nieuwe pagina vb. ‘Afspraak maken’.
Klik daarna bij het nieuwe item op het pennetje om het item te wijzigen. Hier kan je verschillende zaken aanpassen zoals het onderwerp, de inhoudelijke tekst, de tekst die op de knop komt te staan. Automatisch zal er achter de knop al een link naar jouw website pagina ingesteld worden.
Klik op ‘Opslaan’ en daarna op ‘Verzenden’ om de nieuwsbrief uit te sturen.
Indien gewenst kan je nog meerdere items toevoegen aan jouw nieuwsbrief voordat je hem uitstuurt.
Maak je nog geen gebruik van onze Webhero Mail-tool module maar wil je in de toekomst wel efficiënt nieuwsbrieven uitsturen?
Het Leuvense bedrijf Webhero kondigt de overname aan van Faromedia, een bekend agency uit Koksijde met meer dan twintig jaar ervaring.
5 augustus 2024
Super update van ons dev-team! Om klanten zonder SEO-tool kennis te laten maken met deze handige en beproefde software, hebben we een "trial" toegevoegd in de editor. Je kan de tool vanaf nu gratis testen en zo advies en tips ontvangen voor maximum 3 pagina's.
11 juli 2024