Wat is Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online en is een netwerk dat is ontworpen om bedrijven en overheden in staat te stellen elektronische documenten, zoals facturen, veilig en efficiënt uit te wisselen. Het belangrijkste doel van Peppol is om de communicatie tussen verschillende systemen te vergemakkelijken door gebruik te maken van gestandaardiseerde formaten. Dit maakt het makkelijker voor bedrijven om elektronische facturen te versturen en te ontvangen, ongeacht het facturatiesysteem dat zij gebruiken.

Peppol zorgt voor compatibiliteit tussen verschillende softwarepakketten. Dit betekent dat een factuur die via Peppol wordt verzonden automatisch door de ontvanger kan worden verwerkt, zelfs als zij een ander systeem gebruiken. Deze standaardisering vermindert fouten, versnelt het facturatieproces en zorgt voor meer efficiëntie.

Hoe werkt Peppol?

Peppol werkt door middel van een netwerk van 'Access Points', ook wel toegangspunten genoemd. Een bedrijf dat gebruik maakt van Peppol sluit zich aan bij zo'n toegangspunt, dat ervoor zorgt dat de elektronische facturen veilig worden uitgewisseld via het Peppol-netwerk. Wanneer een factuur wordt verstuurd, wordt deze via het toegangspunt van de verzender naar het toegangspunt van de ontvanger gestuurd, waarna de ontvanger de factuur in zijn systeem kan verwerken.

Wat is een Peppol factuur?

Een Peppol-factuur is een gestructureerde elektronische factuur die voldoet aan de standaarden van het Peppol-netwerk. In plaats van een PDF of papieren factuur zoals je deze nu kent, wordt een Peppol-factuur in een gestandaardiseerd XML formaat verzonden (UBL). Dit maakt automatische verwerking mogelijk en zorgt ervoor dat de gegevens correct worden uitgewisseld tussen verzender en ontvanger.

Hoe starten met Peppol?

Om te beginnen met Peppol, moet je je bedrijf aansluiten bij het Peppol-netwerk via een Access Point. Er zijn verschillende Access Points beschikbaar, zowel commerciële aanbieders als overheidsinstanties zoals Mercurius, het Belgische platform voor e-facturatie.

Hier zijn de stappen om te starten met Peppol:

1. Kies een Peppol Access Point dat aansluit bij de behoeften van jouw bedrijf. Dit Access Point verzorgt de uitwisseling van jouw elektronische facturen.
2. Zorg ervoor dat jouw facturatiesoftware compatibel is met Peppol. Moderne boekhoudprogramma’s en ERP-systemen ondersteunen vaak al Peppol, maar het is belangrijk om dit te controleren.
3. Registreer jouw bedrijf bij het gekozen Peppol Access Point. Dit geeft je een uniek Peppol-ID, waarmee je kunt deelnemen aan het netwerk en facturen kunt versturen en ontvangen.

Een Peppel account aanmaken

Om je aan te sluiten bij Peppol, moet je je bedrijf registreren bij een Peppol Access Point (De dienstverlener die jouw elektronische facturen verzendt en ontvangt via het Peppol-netwerk). In België kun je kiezen uit verschillende aanbieders, waaronder het overheidsplatform Mercurius of commerciële aanbieders zoals Billit.

Na registratie ontvang je een Peppol-ID, dat dient als jouw unieke identificatie binnen het netwerk. Met dit ID kunnen andere bedrijven en overheidsinstanties jou identificeren en facturen naar je verzenden via het Peppol-netwerk.

Wie werkt er al met Peppol?

Peppol wordt al op grote schaal gebruikt in veel Europese landen, vooral in de publieke sector. Overheidsinstellingen zijn vaak de eerste gebruikers van Peppol omdat het de communicatie tussen bedrijven en de overheid efficiënter maakt. In België is Peppol nu al verplicht voor business-to-government (B2G) transacties, en vanaf januari 2026 wordt het verplicht voor alle bedrijven. De verwachting is dat Peppol de komende jaren de standaard zal worden voor elektronische facturatie in Europa.

Hoe verstuur je Peppol facturen?

Peppol-facturen versturen is eenvoudig, mits jouw facturatiesoftware Peppol ondersteunt. Zodra je een elektronische factuur aanmaakt, zorgt je software ervoor dat de factuur wordt gegenereerd in het juiste formaat. De factuur wordt vervolgens via jouw Peppol Access Point naar het netwerk gestuurd en afgeleverd bij de ontvanger.

Omdat het hele proces gestandaardiseerd en geautomatiseerd is, verloopt het facturatieproces sneller en worden handmatige stappen, zoals het invoeren van gegevens, overbodig. Dit bespaart tijd en verlaagt de kans op fouten aanzienlijk.

Waarom Peppol nu activeren?

Er zijn veel voordelen verbonden aan het gebruik van Peppol, zowel voor de verplichte invoering in 2026 als voor het optimaliseren van je huidige facturatieproces:

1. Het is conform met de Europese e-invoicing wetgeving.
2. Alle facturen worden veilig en snel uitgewisseld.
3. Facturen belanden niet meer in de spambox van je klant. Peppol zorgt ervoor dat de facturen rechtstreeks naar de boekhouding gaan.
4. Facturen worden sneller betaald omdat ze automatisch worden verwerkt. Wat zorgt voor snellere betaling.
5. Je hebt één centraal archief voor al jouw facturen.
6. Je wint kostbare tijd omdat je minder handmatig werk hebt, wat betekent dat er meer tijd is voor andere taken.

Webhero & Peppol

Als digitale held helpt Webhero haar klanten bij de integratie van Peppol, zodat zij moeiteloos kunnen voldoen aan de nieuwe regelgeving. Wij zorgen dus voor de juiste integratie langs onze kant.

Ben je Webhero klant?

Dan zorgen wij ervoor dat jij als klant via ons licensingsysteem je facturen ontvangt via Peppol.
Werk je bovendien met Multifact, dan zorgen we er daar ook voor dat de facturen worden verzonden via Peppol.

Ben je Webhero Bookingsklant?

Dan zorgen wij ervoor dat je als organisatie de facturen van Webhero Bookings ontvangt via Peppol. En als B2B booker bij Webhero Bookings zorgen we er alsook voor dat jouw klanten facturen ontvangen via Peppol.

Wat moet ik doen als Webhero klant?

Niets. Wij brengen alles voor jou in orde! Ben je 'leverancier' (Multifact) of ben je een organisatie die gebruik maakt van Webhero Bookings? Ons technisch team werkt hard om het activeren weldra mogelijk te maken voor jou.

Heb je hierover nog vragen?

Contacteer ons

FAQ

1. Is Peppol verplicht?

Ja, vanaf januari 2026 is het gebruik van Peppol verplicht voor alle B2B facturen in België. Dit geldt zowel voor het verzenden van facturen, alsook voor het ontvangen van facturen. Het systeem biedt daarnaast voordelen voor B2C-bedrijven die efficiëntie en veiligheid willen verhogen.

2. Wat kost het voor mij om gebruik te maken van Peppol?

Registreren bij een Peppol Access Point kan kosten met zich meebrengen, afhankelijk van je gekozen provider. Er is 120 procent kostenaftrek voor investeringen in e-facturatie voorzien.

De verhoogde kostenaftrek van 120 procent is van toepassing op:

• zelfstandigen
• vrije beroepen
• ondernemingen die voldoen aan de definitie van kleine vennootschap

Wanneer?

De verhoogde kostenaftrek geldt vanaf 1 januari 2024 tot en met 31 december 2027.

3. Hoe maak je creditnota’s aan via Peppol?

Het aanmaken en versturen van creditnota’s via Peppol verloopt volgens hetzelfde beveiligde en gestandaardiseerde proces als facturen. Dit biedt de garantie dat de creditnota correct en veilig wordt ontvangen.

4. Is Peppol veilig?

Ja, Peppol is ontworpen met veiligheid als prioriteit. Elke transactie binnen het netwerk is versleuteld en verzonden documenten kunnen niet worden gewijzigd. Bovendien wordt de identiteit van elke deelnemer geverifieerd, wat het risico op fraude sterk vermindert